В большинстве случаев для участия в конкурсе требуется стандартный пакет документов. Однако заказчик может дополнительно потребовать дополнительную документацию. О том, что требуется представить дополнительные документы на участие в тендере, заявителя извещают в письменном виде.
Стандартный пакет бумаг включает в себя:

  • заявку на участие (на ней обязательно должна стоять печать и подпись исполнительного органа);
  • опись представляемых документов, подписанную руководителем предприятия-заявителя;
  • список лиц, уполномоченных действовать от имени заявителя;
  • заверенные копии приказов об их назначении;
  • копию приказа о назначении на должность главного бухгалтера;
  • выписку из ЕГРЮЛ, взятую не более чем за 15 дней до подачи документов;
  • заверенные копии устава и учредительных документов компании-заявителя;
  • заверенную копию свидетельства о регистрации юридического лица;
  • копию свидетельства о постановке юридического лица на учет в налоговом органе;
  • документацию, подтверждающую наличие опыта работы в качестве исполнителя по тендерам;
  • справку из банка, который оказывает банковские услуги заявителю, о платежеспособности своего клиента;
  • справку из налоговой, в которой подтверждается отсутствие задолженности по платежам;
  • копии бухгалтерских отчетов за 3 последних отчетных периода, на которых стоит отметка налогового органа;
  • копии бумаг с отметкой налогового органа, отражающих доходы и расходы за три последних отчетных периода.

Заказчик имеет право запросить у участников тендера лицензии на осуществляемую деятельность и другие разрешительные документы.

Помимо информации о поставщике, участник торгов должен предоставить информацию и о самом объекте закупки. Прежде всего, необходимо подготовить коммерческое предложение, где прописываются: предлагаемая цена, объем поставки и др.

Если предусмотрено конкурсной документацией, участник должен подготовить копии документов, подтверждающих соответствие товара требованиям, установленным в соответствии с законодательством РФ. Кроме того, заявка на участие в открытом конкурсе может включать в себя рисунок, эскиз, фото или иное изображение товара и даже его пробу.

Качество бумаг для тендера регулируют несколько законодательных актов, среди которых Федеральные законы №44 и №223. В них прописаны условия подготовки документов в случае государственных торгов и закупок предприятиями, у которых есть государственный капитал. Для частных компаний такого регламента не существует, поэтому они могут выставлять свои требования к количеству и качеству необходимой документации.

Время, которое дается участнику закупки подготовки необходимых документов для тендеров, также зависит от способа закупки. Так как документация подается в составе заявки, то и время на ее сбор – до конца срока подачи заявок, которое устанавливает заказчик. Правда, в 44-ФЗ прописан минимально возможный срок, который может установить заказчик.

Например, с момента публикации извещения о проведении открытого конкурса в ЕИС до момента вскрытия конвертов должно пройти не менее двадцати дней. А, значит, а участника закупки будет минимум 20 дней, чтобы собрать все необходимые документы.

При проведении электронного аукциона с размещения заявки до вскрытия конвертов с заявками должно пройти минимум 7 дней для закупок на сумму менее 3 млн руб. и минимум 15 дней для закупок на сумму более 3 млн руб. При запросе котировок заказчик публикует извещение о проведении тендера не позже чем за 4 дня до истечения срока подачи заявок (при закупке до 250 тыс. руб.) и не позже чем за 7 дней (при закупке дороже 250 тыс. руб.).